Poszukiwanie pracy i język formalny – Nasz Wybir – Portal dla Ukraińców w Polsce

Poszukiwanie pracy i język formalny

7 września 2016
Poszukiwanie pracy i język formalny

Internet i korespondencja elektroniczna weszły na dobre w  nasze codzienne życie. Bez nich nie można sobie wyobrazić poszukiwania pracy. To właśnie w sieci internetowej szukamy wolnych miejsc pracy i kontaktów, zwracamy się do potencjalnych pracodawców, wysyłamy CV oraz inne, potrzebne do zatrudnienia, dokumenty. Coraz częściej w oficjalnych relacjach odchodzimy od papierowej na rzecz elektronicznej korespondencji.    

Przyzwyczaiwszy się jednak do lekkiej, mniej wymagającej formy korespondencji elektronicznej w Internecie ze znajomymi i nieznajomymi już prawie zapomnieliśmy, że oficjalna elektroniczna korespondencja, do której należy także poszukiwanie pracy, wymaga  zastosowania zasad języka biznesowo – urzędowego.

Adres elektroniczny

Adres elektroniczny to bardzo ważny element biznesowej korespondencji. Po pierwsze, jego forma ułatwia lub utrudnia kontakt. Po drugie, z tego, jak wygląda wasz e-mail potencjalny pracodawca odbiera pierwsze o was wrażenie.

Nazwa skrzynki elektronicznej, którą wykorzystujecie w oficjalnych kontaktach, szczególnie przy poszukiwaniu pracy, powinna odpowiadać pewnym zasadom. Ma być jasna i konkretna, a co najważniejsze – powinna szybko uświadamiać, od kogo przyszedł list. Adresy typu [email protected] są bardzo fajne, ale pasują jedynie do korespondencji z przyjaciółmi i znajomymi. W niektórych dużych firmach tego typu e-mail w ogóle nie zostanie przeczytany i trafi do spamu. Szkoda byłoby, z powodu takiej, wydawałoby się, drobnostki, tracić szansę na zdobycie dobrej pracy. Chodzi jednak o pewne standardy i wygodę.

Do prowadzenia oficjalnej elektronicznej korespondencji należałoby postarać się o adres poczty elektronicznej, który zawierałby wasze imię i nazwisko. Należy zwrócić także uwagę na nazwę skrzynki. To tekst, który właściciele poczty dodają do adresu. Jeśli szukacie pracy za granicą, postarajcie się, aby wasza skrzynka była nazwana imieniem i nazwiskiem w alfabecie łacińskim.

Bardzo powszechnym błędem jest wysyłania CV lub innych dokumentów ze skrzynek znajomych lub krewnych. To bardzo utrudnia kontakt, a nawet może oznaczać jego utratę, ponieważ pracodawca może, po prostu, nie pamiętać, jaki jest adres waszej poczty elektronicznej.

Własną skrzynkę może stworzyć nawet osoba, która rzadko korzysta z komputera – wystarczy przeczytać bardzo prostą instrukcję.

List elektroniczny (e-mail)

List elektroniczny w sprawie pracy powinien odpowiadać wymogom korespondencji biznesowej.

Należy napisać temat listu, aby pokrótce przedstawić sprawę, z którą się zwracacie. Uwaga! Powszechnym błędem jest pisanie listu w temacie e-maila! Nie jest on wówczas konkretny. Bardzo ważne, aby z tematu można było zrozumieć, czego list będzie dotyczył. Temat pomoże także w odszukaniu listu w przyszłości. Gdy mówimy o listach elektronicznych, mamy na uwadze nie tylko klasyczną pocztę elektroniczną. Zdarza się bardzo często, że odpowiadamy na oferty wolnych miejsc pracy na różnych wyspecjalizowanych w tej kwestii portalach, zawodowych sieciach społecznościowych, wypełniając formularze kontaktowe. To wszystko można zaliczyć do elektronicznej korespondencji.

W swej praktyce spotkałam się kiedyś ze stwierdzeniem – ponieważ „zwięzłość to siostra talentu”, należy więc pisać krótko, ale na temat, dlatego powitanie i takie drobnostki, jak „z szacunkiem, imię i nazwisko” to strata czasu. Jednak warto zdawać sobie sprawę z granic lakoniczności i odnosić się z szacunkiem, zarówno do siebie, jak i osoby, do której się zwracamy. Dlatego, podobnie jak w przypadku listu oficjalnego, należy zaczynać albo od powitania, albo od oficjalnego zwrotu do adresata.

Pamiętajcie o tym, że osoba, która zajmuje się poszukiwaniem pracowników, może codziennie otrzymywać wiele listów. Jeśli nawet umówiliście się wcześniej telefonicznie, wyślijcie swoje CV, przypomnijcie, w jakiej sprawie wysyłacie CV lub inne dokumenty. Osoba, z którą umawialiście się, może o was zapomnieć lub nie będzie wiedzieć, że dokumenty, które otrzymała są wasze. Przedstawiajcie się także, gdy dzwonicie przez telefon.

Pamiętajcie o podstawach oficjalnej korespondencji – podpisujcie się imieniem i nazwiskiem przy końcu listu.

Jak zwiększyć swe szanse na znalezienie lepszej pracy w Polsce i jakie błędy komplikują korespondencję?

Gdy odpowiadacie na e-maile starajcie się wykorzystywać opcję „odpowiedz”, nie wyrzucajcie poprzednich tekstów. W ten sposób, osobie, do której piszecie, łatwiej będzie zorientować się, o co chodziło w poprzednim liście. W przypadku, gdy długo czekacie na odpowiedź, po jakimś czasie przypomnijcie o sobie. Jeśli macie numer telefonu osoby, do której pisaliście, po kilku dniach zadzwońcie.

Podsumowanie

Jeśli szukacie pracy – stwórzcie odpowiadające współczesnym kryterium CV. W Internecie jest wiele wzorców. Zaznajomcie się z zasadami panującymi w kraju, w którym szukacie pracy.

Pisząc CV umieśćcie w nim informację o waszej wizie lub innej podstawie pobytu. Jeśli należycie do tej kategorii cudzoziemców, którzy nie muszą otrzymywać zezwolenia na pracę, zaznaczacie, że macie prawo pracować w Polsce na takich samych zasadach, jak obywatel RP. Jeśli potrzebujecie takiego zezwolenia, warto wspomnieć, że jesteście gotowi samodzielnie zająć się procedurą jego otrzymania.

CV powinno być utworzone w oddzielnym dokumencie z odpowiednią strukturą i załączone do e-maila. Kilka zdań, typu „3 lata pracowałem w supermarkecie, 4 lata w fabryce okien” – to nie CV, a jedynie krótka informacja, która bardzo mało mówi o waszych zawodowych predyspozycjach i umiejętnościach. Pamiętajcie o krótkim opisie zakresu obowiązków, które należały do was w poprzednich miejscach pracy.

Nie należy oczekiwać, że pracodawca odpowie na list typu „jestem z Ukrainy, mój numer xxxxxxx, proszę zadzwonić” lub „w sprawie pracy”. Popracujcie nad CV, napiszcie parę słów o sobie w samym e-mailu. Nawet jeśli nie wymagają od was listu motywującego, napiszcie o swym doświadczeniu i dlaczego jesteście zainteresowani właśnie tą pracą.

Powszechnie błędnym jest przekonanie, że  CV zawiera wszystko, a pracodawca wszystkiego się domyśli. Napiszcie w liście motywacyjnym, dlaczego właśnie wasze doświadczenie oraz umiejętności będą przydatne w nowym miejscu pracy.

W przypadku, gdy osoba, do której wysyłacie CV, otrzymuje takie pisma w dużej liczbie, dodatkowa, krótka informacja w e-mailu o waszym doświadczeniu może zwiększyć szanse na to, że to właśnie wasze CV zostanie przeczytane i na nie zwrócą większą uwagę.

Sukcesów w poszukiwaniu pracy!

Olena LYTWYNENKO

Przeczytaj w j. ukraińskim